Public Relation dalam Manajemen Mentoring Sekolah (part 2/2)

Seperti telah dibahas sebelumnya, public relation atau humas sangat berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen mentoring di sekolah ( baca : Public Relation part 1 ). Apakah semua hal yang dilakukan oleh humas akan berjalan dengan lancar? Jika begitu, maka kita patut sekali bersyukur. Jika tidak, lantas bagaimana solusinya? Nah, beberapa permasalahan yang biasa terjadi antara pengelola mentoring dengan pihak sekolah adalah sebagai berikut :

1. Proposal yang diajukan ditolak. Wow!! Cobaan yang cukup berat. Bila hal ini terjadi, harus segera dicari tahu penyebabnya. Bisa jadi karena program yang diajukan tidak realistis, atau pihak sekolah pernah memiliki pengalaman buruk dengan kegiatan mentoring keislaman. Sebisa mungkis dijelaskan dengan cara yang baik. Bila tidak berhasil juga, mungkin belum saatnya masuk ke sekolah tersebut. Masih ada sekolah lain, bukan?

2. Hubungan dengan sekolah mengalami badai di tengah jalan, misalnya pergantian pengurus. Pengurus baru (yang memang benar-benar baru) merasa agak canggung dalam membina hubungan dengan pihak sekolah. Hal tersebut dapat disiasati dengan mentransfer ilmu pengurus lama ke pengurus baru, atau pengurus lama dan pengurus baru bersilaturahim ke pihak sekolah. Cara yang mudah dan menyenangkan.

3. Tidak ada sistem pelaporan berkala ke pihak sekolah. Pihak sekolah akan bertanya-tanya, apa yang diberikan pengelola mentoring kepada anak-anak muridnya? Bagaimana perkembangannya? Jangan-jangan diajari yang tidak-tidak! Ya, untuk mengatasinya, pengelola dapat membuat system pelaporan yang tertata rapid an mudah dipahami. Laporan tersebut dapat diberikan satu semester sekali, atau kalau perlu sebulan sekali. Tidak harus formal, tapi selalu ada.

Mewujudkan hal-hal di atas tentu tidak dapat dilakukan sendiri. Akan lebih baik bila ada tim khusus yang bertugas mengangani masalah kehumasan dengan pihak sekolah. Tim tersebut menjadi juru bicara atau menjadi pihak yang paling dekat/dikenal oleh pihak sekolah. Menjadi penghubung pengelola mentoring dengan sekolah. Hal yang wajar, karena akan sangat sulit jika melibatkan seluruh pengelola mentoring untuk terus hadir dan berinteraksi dengan pihak sekolah.

Mengelola mentoring pun dapat menyenangkan bila melibatkan LSM untuk mengadakan acara-acara tertentu, misalnya, outing (outbond) yang mungkin tidak dapat kita kelola sendiri. Acara yang bervariasi tentu akan membuat pelaksanaan mentoring menjadi lebih menyenangkan. Tentunya dengan syarat pihak sekolah mengetahui dan menyetujui acara tersebut.

Sebagai penutup, yang terpenting adalah membuat diri kita selalu terlihat oleh pihak sekolah, plus selalu transparan dalam berbagai kegiatan termasuk dalam hal keuangan. Usahakan untuk selalu menjalin hubungan dengan sekolah, baik secara formal maupun informal. Demikian penjelasan singkat mengenai public relation dalam manajemen mentoring sekolah yang bisa kami sampaikan, & selamat bekerja para pejuang mentoring sekolah..!!

sumber buku : Muh.Ruswandi & Rama Adeyasa_Manajemen Mentoring_2006_Bandung : Syamil Teens (dengan sedikit tambahan)